Sistema interno de control y seguimiento
Descripción del proyecto
Co-creé junto al área de Procesos un sistema interno centralizado en ClickUp para organizar información sobre clientes, proyectos, pagos y documentación. El objetivo fue contar con un espacio único que permitiera visualizar el estado operativo de cada cliente, facilitar el seguimiento financiero y obtener datos para la toma de decisiones. El sistema se estructuró con columnas personalizadas, estados, prioridades, datos de pagos, fechas clave, rendimiento por cliente y notas internas.
Objetivo
Establecer un sistema confiable y accesible que garantice transparencia interna, seguimiento ordenado y control operativo de clientes y proyectos.
Mi contribución como Project Manager
- Definición de la estructura general del sistema: qué información incluir, cómo ordenarla y qué campos eran necesarios.
- Propuesta de los indicadores a monitorear
- Diseño del flujo de uso semanal: quién actualiza qué, cuándo y cómo.
- Implementación en el equipo y capacitación para asegurar adopción.
Impacto
- Visión clara del estado de cada cliente y proyecto.
- Mejor control sobre pagos y fechas clave.
- Reducción de errores por información dispersa.
- Transparencia total en responsabilidades y seguimiento.
- Base sólida de datos para reportes, planificación y priorización.
Planificación semanal y prioridades por departamento
Descripción del proyecto
Diseñé e implementé un dashboard semanal de planificación que organiza todas las tareas por departamento. Este sistema permite visualizar la carga de trabajo completa de la semana. El dashboard actúa como centro operativo semanal, proporcionando una visión global del estado de cada área, próximos entregables y dependencias entre equipos.
Objetivo
Garantizar una planificación semanal clara, realista y alineada con los objetivos de cada cliente y del equipo.
Mi contribución como Project Manager
- Creación de la estructura del dashboard por departamentos.
- Definición de las prioridades operativas (alto, medio, normal, bajo).
- Distribución de tareas según roles, cargas y tiempos estimados.
- Supervisión diaria del avance y reajuste de prioridades cuando es necesario.
- Documentación del proceso semanal y comunicación clara con el equipo.
Impacto
- Mayor claridad en la planificación semanal.
- Reducción de entregas atrasadas por falta de organización.
- Flujo de trabajo más eficiente y predecible.
- Mejor comunicación interna sobre prioridad y estado de tareas.
- Visión global para tomar decisiones rápidas como PM.
- Equipo más autónomo y alineado.
Automatización para redes sociales
Descripción del proyecto
Desarrollé e implementé automatizaciones en ManyChat y GHL para cuentas de Instagram de diversos clientes, con el objetivo de mejorar la atención inicial, clasificar interacciones y agilizar tareas repetitivas. Estas automatizaciones permiten responder mensajes frecuentes, capturar información clave y redirigir usuarios según intención.
Objetivo
Optimizar la comunicación con la audiencia, reducir la carga operativa del equipo y mejorar la velocidad de respuesta en Instagram.
Mi contribución como Project Manager
- Definición de los escenarios de conversación según el tipo de cliente.
- Diseño del flujo conversacional.
- Configuración de automatizaciones para respuestas rápidas y keywords.
- Pruebas de funcionamiento.
- Monitoreo y optimización continua.
Impacto
- Reducción de tareas repetitivas.
- Mejora en la velocidad de respuesta a usuarios de Instagram.
- Mejor experiencia de usuario al recibir respuesta inmediata.
- Mayor productividad del equipo al enfocarse en tareas estratégicas.
Sistema de listas y priorización por miembro del equipo
Descripción del proyecto
Co-desarrollé junto al área de Procesos un sistema de listas individuales para cada miembro del equipo, con tareas organizadas por prioridad (alta, media, normal y baja), flujo de estados y fechas de entrega claras. El objetivo fue crear una estructura que diera visibilidad completa de responsabilidades, facilitara la delegación y estandarizara la ejecución dentro del equipo.
Objetivo
Aumentar la claridad operativa y mejorar la autonomía del equipo mediante un sistema escalable de priorización y seguimiento.
Mi contribución como Project Manager
- Definición de prioridades por proyecto y por rol.
- Organización del flujo semanal de tareas.
- Supervisión y validación del flujo final.
- Implementación del sistema en el equipo.
Impacto
- Reducción de tareas duplicadas o pérdidas.
- Mayor claridad en la carga de trabajo individual.
- Flujo de ejecución más ordenado y predecible.
- Aumento de autonomía y responsabilidad en el equipo.